Het probleem met overstappen
Je wil wisselen van e-mailprovider — misschien van een goedkope shared hosting naar Microsoft 365, of van Gmail naar een eigen domein. Maar je hebt jaren aan e-mails, mappen en bijlagen die je niet wil verliezen.
IMAP-synchronisatie is de oplossing. Omdat IMAP e-mails op de server bewaart (in tegenstelling tot POP3, dat ze downloadt en verwijdert), kun je twee accounts tegelijk verbinden en alles kopiëren.
Je hoeft geen technicus te zijn. Met de juiste tool is dit een kwestie van twee accounts invullen en op start drukken.
Wat heb je nodig?
- Je oude e-mailaccount (IMAP-toegang ingeschakeld)
- Je nieuwe e-mailaccount (al aangemaakt bij de nieuwe provider)
- Een gratis tool: imapsync (voor gevorderde gebruikers) of MailStore Home (gratis, Windows, met GUI)
Voor de meeste mensen is MailStore Home de makkelijkste keuze. We gebruiken dat in dit stappenplan.
Stap 1: IMAP inschakelen bij je oude provider
Controleer of IMAP aanstaat bij je huidige provider:
- Gmail: Instellingen → Alle instellingen → Doorsturen en POP/IMAP → IMAP inschakelen
- Outlook.com: Instellingen → E-mail → Synchronisatie → IMAP
- cPanel hosting: Standaard ingeschakeld, geen actie nodig
Noteer ook de IMAP-servergegevens van je oude provider (servernaam, poort, SSL ja/nee). Die staan meestal in de helpdesk van je provider.
Stap 2: MailStore Home installeren
- Download MailStore Home via mailstore.com/free-email-archive-software
- Installeer het programma op je Windows-computer
- Start MailStore Home op
Stap 3: Oude e-mails archiveren
- Klik op E-mail archiveren
- Kies E-mailaccount (IMAP)
- Vul je oude e-mailadres, wachtwoord en IMAP-servergegevens in
- Klik op Starten
MailStore downloadt nu alle e-mails van je oude account naar een lokaal archief op je computer. Afhankelijk van het aantal mails duurt dit enkele minuten tot een uur.
Stap 4: E-mails exporteren naar het nieuwe account
- Klik op E-mail exporteren
- Kies E-mailaccount (IMAP)
- Vul nu de gegevens van je nieuwe e-mailaccount in
- Klik op Starten
MailStore uploadt alle gearchiveerde e-mails naar je nieuwe account, inclusief de mappenstructuur.
Alternatief: imapsync (command-line)
Ben je op Linux of wil je meer controle? imapsync is een krachtige command-line tool:
```
imapsync \
--host1 mail.oudeprovider.nl --user1 [email protected] --password1 OudWachtwoord \
--host2 mail.nieuweprovider.nl --user2 [email protected] --password2 NieuwWachtwoord
```
Dit synchroniseert alles van oud naar nieuw, map voor map. Voeg --dry toe om eerst een testrun te doen zonder iets te kopiëren.
Stap 5: DNS aanpassen (MX-records)
Als je ook wil dat nieuwe e-mails naar je nieuwe provider gaan, moet je de MX-records van je domein aanpassen:
- Log in bij je domeinnaamregistrar of DNS-provider
- Zoek de MX-records van je domein
- Vervang ze door de MX-records van je nieuwe provider
- Sla op en wacht 1-24 uur tot de wijziging wereldwijd is doorgevoerd (DNS propagatie)
Tip: Pas de MX-records pas aan nadat de synchronisatie klaar is. Zo mis je geen e-mails tijdens de overgang.
Checklist voor een soepele overstap
- Oude IMAP-toegang ingeschakeld
- Nieuwe account aangemaakt en werkend
- Synchronisatie voltooid en gecontroleerd
- MX-records aangepast
- Oude account nog 2-4 weken actief houden als buffer
- E-mailclients (Outlook, Thunderbird, telefoon) bijgewerkt met nieuwe instellingen
Conclusie
Met IMAP-synchronisatie wissel je van e-mailprovider zonder ook maar één bericht te verliezen. Het kost wat tijd om alles te kopiëren, maar het proces zelf is eenvoudig en betrouwbaar.
Wil je hulp bij het instellen van je nieuwe e-mailomgeving? Neem contact op met Hoff IT.